Awa by Devlab · circuit d'approbation
Le circuit de validation des bons de commande dans Awa
Dans Awa, un bon de commande passe par sept statuts : brouillon, en attente DAF, en attente DG, validé, refusé, envoyé et comptabilisé. Le DAF valide, le DG signe, chaque refus exige un commentaire et personne ne peut valider son propre bon. Chaque action est datée dans l'historique. Awa est édité par Devlab à Tahiti.
Les sept statuts d'un bon de commande
Le parcours est toujours le même, du brouillon à la comptabilisation :
- Brouillon : le créateur saisit le bon et peut encore le modifier librement.
- En attente DAF : le bon est soumis et attend la validation financière.
- En attente DG : le DAF a validé, le bon attend la signature du DG.
- Validé : le DG a signé ; le PDF officiel du bon est disponible.
- Refusé : le DAF ou le DG a refusé le bon, avec un commentaire.
- Envoyé : le bon a été transmis au fournisseur, la facture est attendue.
- Comptabilisé : la facture est jointe et le bon est enregistré en comptabilité.
Qui fait quoi
Le Manager crée et soumet les bons de son département. Le DAF les valide depuis sa file, à l'unité ou en lot ; le DG les signe de la même façon. Le Comptable joint la facture et comptabilise. L'Admin gère les utilisateurs, les fournisseurs, les codes comptables et les départements.
Quand un DAF crée et soumet un bon, l'étape de validation DAF est sautée : le bon part directement à la signature du DG.
La séparation des pouvoirs
Personne ne valide, ne signe ni ne refuse un bon qu'il a créé. Un DG qui crée un bon le fait signer par un autre signataire ; un Comptable ne comptabilise pas un bon qu'il a créé.
Refus et corrections
Un refus exige un commentaire. Le créateur reçoit un e-mail avec ce motif, corrige le bon, qui repasse en brouillon, et le soumet de nouveau. Si le DG refuse un bon déjà validé par le DAF, le DAF en est informé par e-mail.
Absences, notifications et historique
En congés, le DG active le mode vacances et le DAF signe à sa place ; le DAF désigne son propre délégué. Chaque étape déclenche un e-mail et une notification dans l'application. L'historique du bon indique qui a agi, quand, et avec quel commentaire.
Questions fréquentes
Peut-on valider plusieurs bons à la fois ?
Oui. Le DAF valide et le DG signe à l'unité ou en lot depuis leur file, qui présente les bons du plus ancien au plus récent.
Un DAF peut-il valider un bon qu'il a créé ?
Non. Quand un DAF crée et soumet un bon, l'étape de validation DAF est sautée et le bon part directement à la signature du DG.
Que devient un bon refusé ?
Le créateur reçoit un e-mail avec le commentaire de refus, corrige le bon, qui repasse en brouillon, et le soumet de nouveau : le circuit recommence au début.
Awa est édité par Devlab, agence digitale polynésienne fondée en 2014 à Tahiti. devlab.io · contact@devlab.io